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wir vom INF Team haben mehrfach die Anfrage bekommen
Warum klappt die Probandenregistrierung in ORSEE mit der aus REDCap übergebenen rid nicht zuverlässig?
Warum finde ich den Probanden mit der rid ‚0815‘ nicht in der PaMS oder in der ORSEE?
Wir hatten die Idee, dass für die zweite Förderperiode ein Vorabscreening in REDCap durchgeführt werden kann und die Einschlüsse sich direkt in der ORSEE in einem reduzierten Registrierungsformular anmelden können.
Nun mussten wir feststellen, dass das NICHT so klappt, wie wir uns das erhofft hatten. Die Gründe können vielschichtig sein (Link leitet durch Systemfehler nicht richtig weiter, Probanden fühlen sich durch das ORSEE-Registrierungssystem abgeschreckt etc.). Deshalb passen wir den Registrierungsschritt (REDCap ⇒ Einschluss ⇒ ORSEE) an, damit auf diesem Wege keine Probanden verloren gehen können!
Weiterhin soll ein optionaler Ein- oder Ausschluss in REDCap möglich sein. Dieser standardisierte Prozess ist in allen Projekten identisch. Ob dabei jede Option verwendet wird, ist von uns berücksichtigt und nicht relevant. Es wird in jedem Projekt, welches derzeit auf die ORSEE verlinkt und dabei die rid übergibt, folgende identische Änderungen durchgeführt:
· auf der ersten Umfrage im Projekt ist eine versteckte Variable [oid] angelegt. Damit ist es möglich, dass der gesamte ORSEE Probandenpool (oder Teilmengen davon) mithilfe der Öffentliche Umfrage-URL mit der angehangenen, bestehenden ORSEE-ID angeschrieben werden kann (z.B. https://redcap.zih.tu-dresden.de/redcap/surveys/?s=9EKK3HFTXHPARXDW&oid=0815). Der öffentliche Umfrage-Link kann aber auch ohne die Übergabe der orsee_id verteilt werden. Das kennzeichnet dann „neu“ Probanden, die noch nicht in der ORSEE registriert sind. Das ist auch mittels eines QR-Codes möglich.
· Falls KEINE orsee_id übergeben wurde, dann wird nach der Erhebung evtl. Ein- oder Ausschlusskriterien nicht wie bisher auf die reduzierte ORSEE-Registrierungsseite weitergeleitet, sondern es werden die Variablen Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Emailadresse erhoben. Diese Erhebung der personenbezogenen Daten ist mit der Informationssicherheit der TU Dresden (Datenschutzbeauftragter der TU) abgestimmt und bewilligt worden.
· Eine automatische Weiterleitung an die ORSEE entfällt
· Zusätzlich wird nach der Übergabe der orsee_id automatisch geprüft, ob die orsee_id in der ORSEE wirklich vergeben ist. Fehlerhafte oder durch Zeilenumbrüche zerstückelte Links, wo die orsee_id nur teilweise richtig übergeben wird, werden geprüft und als in der ORSEE nicht vorhanden markiert. In solchen Fällen werden die personenbezogenen Daten (Vorname, Nachname etc.) erhoben. Falls die orsee_id geprüft wurde wird das Prüfergebnis in der Variable [orsee_id_existiert] geschrieben (Kodierung: 0= ORSEE ID exisitiert nicht; 1= ORSEE ID exisitiert)
· In regelmäßigen Zeitintervallen, prüft eine Logik, ob der neu registriere Proband in der ORSEE bereits vorhanden oder nicht vorhanden ist. Hier gibt es 3 Fallunterscheidungen:
o Fall 1: Proband noch nicht in der ORSEE vorhanden (Kombination aus Vorname, Nachname, Emailadresse und Geburtsdatum) existiert noch nicht
§ ⇒ dann wird der Proband in der ORSEE automatisch eingetragen und dem Projekt zugewiesen
§ ⇒ in REDCap wird in das Projekt in die Variable [orsee_eintrag] = „1 = in ORSEE eingetragen“ und [orsee_konflikt] = „0 = kein Konflikt vorhanden“ eingetragen
o Fall 2: Proband existiert in der ORSEE bereits UND ist noch keinem Projekt zugewiesen
§ ⇒ dann wird der Proband in der ORSEE automatisch dem Projekt zugewiesen
§ ⇒ in REDCap wird in das Projekt in die Variable [orsee_eintrag] = „2 = in ORSEE bereits vorhanden“ und [orsee_konflikt] = „0 = kein Konflikt vorhanden“ eingetragen
o Fall 3: Proband exisitiert in der ORSEE bereits UND ist noch keinem Projekt zugewiesen
§ ⇒ dann wird der Proband in der ORSEE automatisch dem Projekt zugewiesen
§ ⇒ in REDCap wird in das Projekt in die Variable [orsee_eintrag] = „2 = in ORSEE bereits vorhanden“ und [orsee_konflikt] = „1 = Konflikt vorhanden“ eingetragen
· Nachdem alles richtig in die ORSEE übertragen und in REDCap eingetragen wurde, entfernt die Logik automatisch die Personenbezogenen Daten aus dem REDCap Datensatz, damit die personenbezogenen Daten nur kurze Zeit mit den Vorscreeninginformationen in einem Projekt liegen.
· In jedem Projekt ist ein Bericht „ORSEE Übersicht“, der alle Variablen im Zusammenhang mit der ORSEE ID Übertragung bzw. der Übertragung der personenbezogenen Daten
Wir werden den neuen Prozess auf die folgenden Projekte anwenden:
PID
Projekt
Standort
966
A03
Mannheim
970
B01
Dresden
1036
B01
Berlin
1042
C01
Mannheim
1065
B03
Dresden
1121
C05
Berlin