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--- crc:trr:standard_operation_procedures_sop:participant_requests_data_deletion [26.08.2022 07:05] – s4210913_tu-dresden.de
+++ crc:trr:standard_operation_procedures_sop:participant_requests_data_deletion [26.08.2022 13:36] (current) – s4210913_tu-dresden.de
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-====== **This is a step-by-step guide with the SOP on when a participant asks for deletion of his/her data.** ======
+====== This is a step-by-step guide with the SOP on when a participant asks for deletion of his/her data. ======
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-//Please note: Only personal data will be deleted in any case. Anonymous research data is exempt from participants' deletion requests.//
+//Please note: Only personal data will be deleted. Anonymous research data is exempt from participants' deletion requests.//
-**  -Step 1: __You__ send the participant the following email (copy and paste), and bcc the INF-Team (trr265-inf@groups.tu-dresden.de). In this email, participants are asked to fill out a short questionnaire in order to determine which personal data may be kept:**
+**  -Step 1: __Staff member__ sends the participant the following email (copy and paste), with the INF-Team in BCC (trr265-inf@groups.tu-dresden.de). In this email, participants are asked to fill out a short questionnaire in order to determine which personal data may be kept:**
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 Sie haben uns eine Anfrage zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gesendet.
-Die Datenerhebung im Rahmen der ReCoDe-Studie ist relativ komplex und wir möchten Ihre Anfrage explizit nach Ihren Vorstellungen ausführen. Damit wir genauer eingrenzen können, welche Daten gelöscht werden sollen, benötigen wir einige wenige Informationen im nachfolgenden Fragebogen von Ihnen (Ausfülldauer ca. 2 Minuten).
+Die Datenerhebung im Rahmen unserer Studie ist relativ komplex und wir möchten Ihre Anfrage explizit nach Ihren Vorstellungen ausführen. Damit wir genauer eingrenzen können, welche Daten gelöscht werden sollen, benötigen wir einige wenige Informationen im nachfolgenden Fragebogen von Ihnen (Ausfülldauer ca. 2 Minuten).
 Wir möchten Sie bitten, den Fragebogen innerhalb 1 Woche auszufüllen. Nach Absenden dieses Fragebogens werden Ihre Wünsche direkt umgesetzt.
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 https://redcap.zih.tu-dresden.de/redcap/surveys/?s=JT344R3DYMWLXJJJ
-Wir bedauern Ihr Ausscheiden aus der ReCoDe-Studie und danken Ihnen für Ihre Unterstützung!
+Wir bedauern Ihr Ausscheiden aus unserer Studie und danken Ihnen für Ihre Unterstützung!
-Alles Gute für Sie,
+Alles Gute für Sie!
-Ihr ReCoDe-Team
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-**  - Step 2: __Your__ responsibilities end here. The __INF team__ gets an alert when the questionnaire is filled out. Based on the answers, the INF team acts out the participants' wishes:**
+**  - Step 2: __Staff member__ documents dropout in REDCap (for TRR265: Dropout-Formular)**
+**  - Step 3: __Staff members'__ responsibilities end here. The __INF team__ gets an alert when the questionnaire is filled out. Based on the answers, the INF team acts out the participants' wishes:**
   - PAMS: anonymise
   - ORSEE: delete participant (if participant does not agree to be contacted for other projects)
-  - Email Biodatenbank Mannheim (Fr. Witt) for blood sample destruction (if participant does not agree that blood sample may be used further)
+  - For TRR265: Email Biodatenbank Mannheim (Fr. Witt) for blood sample destruction (if participant does not agree that blood sample may be used further) and document this destruction in REDCap
-  - REDCap: delete email-adress in the questionnaire, affirm deletion
+  - REDCap deletion questionnaire: delete email-adress and affirm deletion
-Please note: If participant does not answer within the 1 week-deadline, the INF-Team performs all of the points above.
+//Please note: If participant does not answer within the 1 week-deadline, the INF-Team performs all of the points above.//